مدیریت ریسک چیست و چرا در هر پروژه به آن نیاز داریم؟
فرض کنید مدیر شرکتی بزرگ هستید و یک کارمند کلیدی دارید که از ابتدای راه‌اندازی کسب‌وکار کناردست شما بوده، به‌طور کامل و دقیق کارها را آموخته و نیروهای جدید را هم آموزش می‌دهد. اما…
متاسفانه کارمند قصه ما چند وقتی است که خوب کار نمی‌کند و مدام از زیر کار درمی‌رود. از همه بدتر اینکه با این کارهایش، روی نحوهٔ عملکرد سایر کارمندان نیز تأثیر منفی گذاشته و هر چه تلاش کرده‌اید که او را با تشویق، ترغیب، پاداش و امثال این چیزها، به روزهای اوجش بازگردانید، موفق نشدید.
در این شرایط، شما دو راه دارید:
راه اول این است که آن کارمند را اخراج کنید که صد البته یک ریسک بزرگ برای شرکت شماست؛ چون پیدا کردن کسی که تا این اندازه به مسائل کاری مرتبط با شرکت شما آشنا و مسلط باشد، شاید ماه‌ها طول بکشد و کار شما معلق شود.
راه دوم هم این است که او همچنان در شرکت بماند؛ ولی شما بهتر می‌دانید که ماندن این فرد، بیش از آنکه برای کسب‌وکارتان سودی داشته باشد، ضرر دارد؛ زیرا هم خودش کارش را درست انجام نمی‌دهد، هم روی بقیه اعضای شرکت تأثیر منفی می‌گذارد.
می‌بینید، هر قدمی ممکن است به ضرر شما و شرکتتان تمام شود؛ پس چه کار می‌توان کرد و چه تصمیمی باید گرفت؟
تنها راه حل، مدیریت شرایط بحرانی است. برای جلوگیری از ایجاد خطراتی شبیه به این ماجرا (و حتی خطرات خیلی بزرگتر)، لازم است که حتماً مهارت مدیریت ریسک را یاد بگیرید.
پس در این مقاله همراهمان باشید تا با مدیریت ریسک چیست و چرا مهم است، شروع کنیم و در نهایت فرآیند انجام آن در کسب و کار را یاد بگیریم.
ریسک چیست؟
تعریف ریسک کمی چالش برانگیز است، ولی در معنای عام، شاید جمله زیر تعریف خوبی برای این کلمه باشد:
ریسک، نوعی عدم اطمینان در رسیدن به نتایج دلخواه است. یعنی احتمال اینکه ما به هدفمان نرسیم یا حتی بدترین نتیجه ممکن را بگیریم.
ریسک‌ها همه‌جا هستند؛ از یک کار ساده روزمره مانند رانندگی گرفته تا سرمایه گذاری‌های کلان اقتصادی. اما این‌ها دلیل نمی‌شود که ما کاری انجام ندهیم چون ریسک دارد. به‌هرحال ما می‌توانیم راهی را انتخاب کنیم که ریسک آن کمتر و امکان رسیدن به هدف بیشتر باشد.
اما پیدا کردن همین راه کم‌خطر هم خود نیازمند مهارتی است که به آن مدیریت ریسک می‌گوییم.
مدیریت ریسک چیست؟
همهٔ ما در زندگی کاری و شخصی خودمان، با خطرات مختلفی مواجهیم که زندگی را برایمان پر از شرایط خاص و غیرقابل اعتماد کرده است. همان‌طور که بنجامین فرانکلین گفته است: در این جهان دربارهٔ هیچ‌چیز نمی‌توان قاطعانه و با اطمینان صحبت کرد، به‌جز مرگ و مالیات.»
مدیریت ریسک دربارهٔ تمام اتفاقات امکان‌پذیری است که شاید برای شما هم اتفاق بیفتد. از روزی که تصمیم می‌گیریم برای رسیدن به یک هدف قدم اول را بر‌داریم تا زمانی که به نتیجهٔ دلخواهمان برسیم، اتفاق‌های زیادی می‌افتد که ما را در شرایط دشوار و خطرناک مختلفی قرار می‌دهد؛ اما هیچ‌کدام از ما مجبور نیستیم که بادبان‌های زندگی و کسب‌وکارمان را به دست سرنوشت بسپاریم.
حالا بیایید ساده‌ترین تعریف برای مدیریت ریسک را با هم مرور کنیم:
مدیریت ریسک به زبان ساده یعنی اینکه ما بتوانیم با وجود شرایط خطرآفرین، باز هم به اهدافمان دست پیدا کنیم. به عبارت دیگر، به جای فرار کردن از خطراتی که سر راهمان وجود دارد، وارد میدان شویم و با مدیریت صحیح، خطر آن‌ها را تا حد ممکن کاهش دهیم.
فرآیند مدیریت ریسک شامل شناسایی، تحلیل، ارزیابی و کنترل ریسک است، تا نتایج نامطلوب حاصل از آن‌ها حداقل شود. در این راه، ما حوادث قابل پیش‌بینی یا ناگهانی را به‌طور همه‌جانبه در نظر می‌گیریم و تلاش می‌کنیم که با کسب دانش و آگاهی، خطرات را به یک موقعیت بهتر و سودآور تبدیل کنیم. گاهی اوقات، برای کاهش ضررهای یک اتفاق خطرآفرین، مسیر ما کاملاً تغییر می‌کند ولی مطمئناً مسیر جدید خطر کمتری دارد.
مدیریت بحران چه تفاوتی با مدیریت ریسک دارد؟
مدیریت بحران یعنی مدیریت وضعیت بحرانی پس از وقوع یک حادثهٔ ناگهانی؛ اما مدیریت ریسک به معنای مدیریت و پیشگیری قبل از وقوع حادثه است. مدیریت بحران به رفع مشکلات پس از وقوع حادثه می‌پردازد، اما مدیریت ریسک پیش از وقوع هر حادثه‌ای، احتمالات مختلف را در نظر می‌گیرد تا در صورت بروز حادثه، آسیب‌های احتمالی را به حداقل برساند.
بگذارید یک مثال ملموس بزنیم: تصور کنید که منطقه‌ای به دلیل وقوع زلزله تخریب شده است و مردم آن منطقه به دردسر افتاده‌اند. عدهٔ زیادی در زلزله از بین رفته‌اند و هزینهٔ زیادی به گردن ارگان‌های مسئول افتاده است. حالا مسئولین برای رفع مشکلات باید به دامن مدیریت بحران پناه ببرند؛ اما اگر مسئولین مربوطه، پیش از این اتفاق با استفاده از مدیریت ریسک، احتمال وقوع زلزله را در منطقه مربوطه پیش‌بینی می‌کردند و بر اساس همین پیش‌بینی، اقداماتی برای محکم‌سازی و بازسازی اصولی ساختمان‌ها و آموزش و آگاه‌سازی مردم برای مواجهه با زلزله انجام می‌دادند، تلفات و آسیب‌های زلزله به مراتب کمتر و مدیریت کردن بحران نیز آسان‌تر می‌شد.
چرا مدیریت ریسک برای کسب و کار ما حیاتی است؟
شما همیشه در معرض خطر هستید. همین الآن که نفس می‌کشید، ممکن است یک ذره آلوده وارد تنفس شما شود و شما را بیمار کند. ما در هر لحظه با انجام هر کاری در واقع ریسک می‌کنیم. هیچ فرقی نمی‌کند که در خانه در حال استراحت باشیم، یا در حال مدیریت کردن کارمندان دفتر کارمان باشیم؛ بنابراین همیشه باید پیش از اقدام برای هر کاری، خوب فکر کنیم، جوانب را بررسی کنیم، آگاهانه تصمیم بگیریم و منطقی عمل کنیم. با انجام این مراحل، احتمال به موفقیت در کاری که نتیجهٔ آن برایمان اهمیت دارد، بیشتر خواهد شد.
داشتن مدیریت ریسک موضوعی حیاتی است؛ زیرا مانع به وجود آمدن بحران‌ها می‌شود. با وجود مدیریت ریسک، اگر بحران خاصی هم ایجاد شود، آسیب‌ها و ضررهای ناشی از آن به حداقل می‌رسد. این مسئله در کسب‌وکار بسیار پراهمیت‌تر است، زیرا باعث کاهش ضررهای مالی و جلوگیری از هدر رفتن زمان برای رسیدن به اهداف اصلی کسب و کار می‌شود.
چگونه ریسک‌ها را مدیریت کنیم؟
برای مدیریت کردن ریسک‌ها در کسب‌وکار خود، بهتر است ابتدا یک مدیر پروژهٔ متخصص و باتجربه استخدام کنید. سپس از او بخواهید که تمام موارد ریسک‌آفرین را بررسی و جمع‌آوری کند. فهرست جامعی از ریسک‌ها تهیه و در جلسه‌ای که با مدیران ارشد کسب‌وکارتان برگزار می‌کنید، به بررسی آن‌ها بپردازید. در این جلسه، مواردی را که توسط سایر مدیران نیز مطرح می‌شود به فهرست جامع گردآوری شده اضافه کنید و از مدیر پروژه بخواهید مجدداً همهٔ آن‌ها را بررسی کند.
هر چند که احتمالاً همهٔ خطرات موجود در فهرست جمع‌آوری به وقوع نمی‌پیوندد؛ اما این فهرست می‌تواند به‌عنوان منبعی کامل برای ایجاد ذهنیت اولیه در ذهن همهٔ افراد حاضر در تیم شما به کار گرفته شود و آمادگی آن‌ها را برای مواجهه با بدترین رویدادهای کاری افزایش دهد. در ادامه به توضیح ۹ مرحله‌ای می‌پردازیم که انجام آن‌ها برای اجرای صحیح و کاربردی مدیریت ریسک ضروری است:
مرحله اول: محلی برای ثبت ریسک‌ها ایجاد کنید
برای ثبت ریسک‌ها و خطرات احتمالی، سیستمی ایجاد کنید. این سیستم باید به‌گونه‌ای باشد که به‌آسانی بتوان ریسک‌ها را بر اساس تاریخ ثبت، شرح خطرات، احتمالات مرتبط، تأثیر خطرات، وضعیت آن‌ها و چگونگی مقابله با آن‌ها ثبت و نگهداری کرد.
مرحله دوم: خطرات را شناسایی کنید
به همراه تمام اعضای تیم کاری خود، انواع خطرات را شناسایی کنید و مطمئن شوید که همهٔ افراد تیم به اندازهٔ کافی برای مقابله با خطرات آگاهی و آمادگی دارند.
سعی کنید خطرات را به‌صورت همه‌جانبه شناسایی کنید و تفاوت آن‌ها را بر اساس حوزهٔ مربوط به هر ریسک بررسی کنید. مثلاً تعیین کنید که یک خطر مربوط به کدام یک از دسته‌های فناوری، مواد، بودجه، مشتری، کیفیت، تأمین‌کنندگان، قانون و یا هر عنصر قابل‌شناسایی دیگری می‌باشد.
دقت داشته باشید که ریسک‌ها حتماً نباید ناگهانی و اتفاقی باشند. گاهی یک تصمیم آگاهانه هم با ریسک همراه است. مثلاً افزایش میزان تولید یک کارخانه به ظاهر خیلی کار خوب و مثبتی است ولی مدیر کارخانه می‌داند که با این تصمیم، باید ریسک خرابی دستگاه‌ها و خوابیدن خط تولید را هم در نظر بگیرد.
مرحله سوم: فرصت‌های مختلف را شناسایی کنید
وقتی که در حال شناسایی ریسک‌ها هستید، ناخودآگاه فرصت‌هایی در دل آن‌ها می‌بینید. فرصت‌های جدید، تمام رویدادهایی هستند که به نحوی می‌توانند بر پیشبرد اهداف و پروژه‌های شما تأثیر مثبت بگذارد. این کار کمک می‌کند که برای بهره‌برداری از فرصت‌های مثبت برنامه‌ریزی کنید و همان‌طور که برای اتفاقات ناگوار آماده می‌شوید، برای فرصت‌های مثبت جدید و ناگهانی نیز آماده شوید.
مرحله چهارم: خطرات را تحلیل کنید
در این مرحله، تحلیل کنید که احتمال وقوع این خطرات چقدر است و اینکه هر کدام از آن‌ها چه اثر مخربی روی کار شما دارند.
مثلا برای اینکه میزان زیان یک ریسک را تخمین بزنید، برآورد کنید که هر ریسکی که اتفاق بیفتد، چقدر به شما خسارت مالی وارد می‌کند و مقابله با آن نیاز به چه مقدار هزینه دارد.
البته توجه داشته باشید آسیب‌های یک خطر، فقط مالی نیست؛ معیارهایی دیگری مانند زمان و کیفیت نیز وجود دارد که باید بررسی شود. مثلاً از کار افتادن خط تولید چقد زمان را هدر می‌دهد، چقدر هزینه برمیدارد و چه تأثیری در کیفیت کار کارکنان دارد.
در واقع تحلیل ریسک باعث می‌شود که آسان‌تر به راه‌حل‌های مناسب برای رفع آن‌ها دست پیدا کنید.
در مدیریت پروژه، برای تحلیل ریسک از یک ماتریس استفاده می‌کنند که به شکل زیر است:
مرحله پنجم: خطرات را ارزیابی و رتبه‌بندی کنید
گام سوم ارزیابی و رتبه‌بندی خطرات است. یعنی اینکه بفهمید کدام ریسک‌ها مهم‌ترند که برای پیشگیری از آن‌ها بیشتر وقت بگذارید. خب چگونه این کار را انجام می‌دهید؟ خیلی راحت. یادتان نرفته که در مرحله قبل احتمال وقوع ریسک و میزان اثرگذاری آن را بررسی کردید. خب حالا همان اطلاعات می‌شود معیار رتبه‌بندی ریسک‌های موجود؛ یعنی ریسک‌هایی که احتمال وقوع بیشتر و نتیجه مخرب‌تری دارند در رتبه بالاتری قرار می‌گیرند و اولویت با حل آن‌ها خواهد بود.
توجه خود را روی آن دسته از خطراتی که احتمال وقوع و تأثیرگذاری زیادی دارند، متمرکز کنید. اگر به ماتریس تحلیل ریسک توجه کنید، این ریسک‌ها با رنگ قرمز مشخص شده‌اند. شناسایی این دسته از ریسک‌ها برای هر کسب‌وکاری بسیار اهمیت دارد، زیرا بیشترین صدمه را به کار شما وارد می‌کنند و جبران خسارت‌های آن‌ها بسیار سخت است.
خانه‌های زرد ماتریس خطراتی هستند که احتمالشان کمتر است و آسیب‌های متوسطی دارند. اگر خطری به اندازهٔ کافی جدی نیست و یا راه‌حل آسانی برای رفع آن وجود دارد، بهتر است آن را به انتهای فهرست انتقال دهید (خانه‌های سبز ماتریس).
مرحله ششم: راه‌حل رفع خطرات را بیابید
بعد از شناسایی، تحلیل و رتبه‌بندی ریسک‌ها، نوبت یافتن روش‌های مقابله با آن‌ها است. در این مرحله فکر کنید که برای مقابله با هر ریسک چه تکنیکی می‌توانید استفاده کنید یا اگر راه‌حلی وجود ندارد، چه برنامه‌ای می‌توانید داشته باشید تا ضرری که به شما می‌رسد به کمترین حد ممکن برسد.
مثلاً برای رفع خطری مانند آتش‌سوزی، می‌توانید از راه‌حلی مانند بیمهٔ آتش‌سوزی استفاده کنید تا زیان مالی را کاهش دهید. خب این مثال کاملاً مشخص بود اما در مثال کارمند نالایق اول مقاله، هر دو راه‌حل شما (اخراج یا ادامه کار) ریسک‌های خاص خودش را داشت؛ بنابراین شما باید راهی را انتخاب کنید که ضرر کارتان کمتر شود.
در مجموع، استراتژی‌هایی برای کاهش ضررها و زیان‌های ناشی از مواجهه با خطرات را تدوین کنید و برای مواجه شدن با جدی‌ترین خطرات، برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید.
مرحله هفتم: برای مقابله با هر ریسک فردی را انتخاب کنید
برای مقابله با هر ریسک، یکی از اعضای تیم خود را با توجه به توانایی‌ها و روحیاتش انتخاب کنید. فرد انتخاب شده باید خود را از همهٔ جهت‌ها برای مقابله با ریسک مشخص‌شده آماده کند. به این ترتیب بهترین نوع همکاری برای مقابله با خطرات پیش‌بینی‌شده بین افراد حاضر در کسب‌وکارتان شکل می‌گیرد و نتایج مفیدتری حاصل می‌شود.
مرحله هشتم: به‌طور مداوم خطرات را بررسی و به‌روزرسانی کنید
در مراحل قبلی، فهمیدید که ریسک‌های کسب‌وکارتان چیست و اگر اتفاق بیفتند چه نتایجی ناخوشایندی ممکن است در انتظار کسب‌وکارتان باشد. اگر این مسئله را به‌خوبی درک کرده باشید، الآن بیشتر از قبل تأکید دارید که باید حسابی حواستان به ریسک‌های احتمالی باشد که کار دستتان ندهند. حداقل یک بار در هفته به همراه تیم خود، خطرات و ریسک‌های مختلف را بررسی و به روز رسانی کنید و این کار را به‌عنوان یک کار مداوم و همیشگی انجام دهید. همیشه گزارش کاملی از خطرات موجود داشته باشید و مرتب آن‌ها را زیر ذره بین قرار دهید تا هم پیشگیری کرده باشید و هم در صورت وقوع، در زمان مناسب اقدامات لازم را انجام دهید.
با برگزاری مرتب جلسات با اعضای تیم کسب‌وکار خود، مطمئن شوید که همهٔ افراد دربارهٔ خطرات و ریسک‌های احتمالی اطلاعات لازم و کافی را دارند و در مورد روش‌ها و برنامه‌ریزی‌های مشخص شده برای مقابله با هر خطر توجیه شده‌اند. اینکه همهٔ افراد یک تیم از چنین موضوع مهمی باخبر باشند و از تغییرات اعمال شده بر بخش‌های مختلف آن آگاهی پیدا کنند، باعث پیشرفت بهتر کار و انجام اقدامات مؤثرتر در هنگام بروز خطرات می‌شود.
پیام نهایی مدیریت ریسک
کار مدیریت ریسک هم تمام شد. در آخر این را بگویم که مدیریت ریسک یک تمرین نیست که تنها در ابتدای پروژه‌ها به آن بپردازید، بلکه یک کار مداوم است که باید برای آن توجه و زمان صرف کنید.
مدیریت ریسک می‌خواهد به ما بگوید قرار نیست از کارهای پرخطر فرار کنیم، قرار است با احتیاط در مسیر حرکت کنیم و جوری پیش برویم که کمترین ریسک را داشته باشیم. حالا بگویید ببینم شما ریسک‌پذیر هستید یا ریسک‌گریز؟ اگر ریسک‌پذیر هستید، از آن ریسک‌پذیر‌های حواس‌جمع یا بی‌برنامه؟
نوشته مدیریت ریسک چیست و چرا در هر پروژه به آن نیاز داریم؟ اولین بار در نوین. پدیدار شد.